إيميل التقديم على وظيفة: كيف تكتبه مع أمثلة

ماذا تكتب في عنوان الرسالة والتحية ونص قصير، وكيف ترفق سيرتك الذاتية، وما تراجعه قبل الإرسال، مع مثالين بالعربية والإنجليزية.

تطلب كثير من إعلانات الوظائف أن ترسل سيرتك الذاتية بالبريد الإلكتروني بدلاً من تعبئة نموذج. والرسالة قصيرة، لكن لكل جزء منها مهمة: عنوانها يخبر صاحب العمل بالوظيفة التي تقصدها، ونصها يعرّفه بك، ومرفقاتها تحمل طلبك.

يتناول هذا الدليل كل جزء بالترتيب، ثم ما تراجعه قبل الإرسال، وكيف تتابع طلبك، ويختم بمثالين كاملين بالعربية والإنجليزية. والمرشحان في المثالين افتراضيان، أما رسالتك فيجب أن تقوم على بياناتك أنت وحدها.

ابدأ بتعليمات الإعلان

اقرأ الإعلان مرة أخرى قبل أن تكتب شيئاً. ينصح مركز الخدمات المهنية في جامعة سان فرانسيسكو باتباع تعليماته بدقة، لأنه قد يحدد طريقة تنسيق المستندات وما يُكتب في عنوان الرسالة. ويحذّر الدليل المهني لجامعة زايد في الإمارات من الأمر نفسه: بعض الإعلانات تطلب عنواناً محدداً للرسالة، وعليك أن تلتزم به.

وتأكد كذلك من أن جهة العمل تستقبل الطلبات بالبريد الإلكتروني أصلاً، فبعض الجهات لا تقبلها إلا عبر موقعها. فعلى سبيل المثال، تجيب جامعة الشارقة عن سؤال إرسال السيرة الذاتية وخطاب التغطية بالبريد أو بالبريد الإلكتروني بأن الطلبات يجب أن تُقدَّم عبر الإنترنت من خلال بوابة تقديم الطلبات الرسمية. فإن أحالك الإعلان إلى بوابة، فقدّم من خلالها، فالبريد الإلكتروني لا يغني عنها.

أرسل من عنوان بريد مهني

يرى دليل جامعة زايد أن إنشاء عنوان بريد إلكتروني مهني خطوة أولى لا بد منها إن أردت أن يأخذك أصحاب العمل بجدية، وأن العنوان البسيط المكوَّن من اسمك الأول واسم عائلتك هو الأكثر فاعلية. فإن كان عنوانك الوحيد لقباً أو رقماً من سنوات مضت، فأنشئ عنواناً جديداً لبحثك عن عمل قبل أن تبدأ التقديم.

عنوان الرسالة: اجعله يقول ما فيها

العنوان هو ما يتعرّف به صاحب العمل على رسالتك بين رسائل كثيرة، وما يبحث به عنها لاحقاً. وتتفق جهات الإرشاد المهني على ما ينبغي أن يتضمنه:

• المسمى الوظيفي. ينصح دليل جامعة زايد بإضافة مسمى الوظيفة التي تتقدم إليها، فذلك يسهّل على مستلم الرسالة التعامل معها.
• الرقم المرجعي إن وُجد في الإعلان. يقترح مركز الخدمات المهنية في جامعة مانشستر إدراجه في العنوان ليتضح أي فرصة تقصد.
• اسمك. تعرض جامعة سان فرانسيسكو صيغة تبدأ باسمك الأول واسم عائلتك ثم كلمة «طلب» ثم المسمى الوظيفي. وتنصح مبادرة العطاء الرقمي التابعة لوزارة الاتصالات وتقنية المعلومات في السعودية بعنوان واضح وكامل يجمع اسم الوظيفة وأهم مؤهل تحمله واسمك.

وإليك أمثلة لمرشحة افتراضية:

اختر التحية المناسبة

وجّه رسالتك إلى شخص بعينه إن استطعت. تقترح خدمة الإرشاد المهني الوطنية في بريطانيا البحث عن اسم رئيس القسم أو رئيس الموارد البشرية أو مسؤول التوظيف. فإن ذكر الإعلان أو موقع الشركة اسم المسؤول عن التوظيف، فخاطبه باسمه.

وإن لم تجد اسماً، فالنصائح تختلف. ترى خدمة الإرشاد المهني الوطنية أنه يمكنك البدء بعبارة «Dear Sir or Madam» (السيد أو السيدة). وتعدّ جامعة وارويك عبارتَي «Dear Hiring Manager» (مدير التوظيف) و«Dear Hiring Team» (فريق التوظيف) خيارين افتراضيين جيدين. أما مكتب الخدمات المهنية في جامعة الشارقة فينصح بتجنب عبارتَي «To Whom It May Concern» (إلى من يهمه الأمر) و«Dear Sir or Madam». ومخاطبة مدير التوظيف تجمع بين ما توصي به وارويك وتجنّب ما تحذّر منه الشارقة، فهي الخيار الأسلم حين لا تعرف الاسم.

اجعل نص الرسالة قصيراً

يقترح مركز الخدمات المهنية في جامعة سانت أندروز أن تبدأ بذكر المكان الذي رأيت فيه الإعلان وتعرّف بنفسك، مع ذكر المسمى الوظيفي والرقم المرجعي إن وُجد، ليعرف صاحب العمل الوظيفة المقصودة فوراً. وتضيف جامعة سان فرانسيسكو جملة قصيرة تذكر فيها أنك أرفقت سيرتك الذاتية وخطاب التغطية ليطّلع عليهما مسؤول التوظيف.

تتكوّن رسالة التقديم القصيرة من أربعة أجزاء:

1. الافتتاح: الوظيفة التي تتقدم إليها، ورقمها المرجعي إن وُجد، والمكان الذي رأيت فيه الإعلان.
2. من أنت: جملة أو جملتان عن عملك أو دراستك الحالية، والخبرة التي تطابق الوظيفة.
3. المرفقات: جملة واحدة تذكر ما أرفقته.
4. الختام: الشكر، ورغبتك في فرصة لمناقشة الوظيفة.

ولا تذكر الراتب ما لم يُطلب منك. فبحسب Prospects، خدمة الإرشاد المهني للخريجين في بريطانيا، القاعدة أن تذكر راتبك الحالي أو الراتب الذي تتوقعه فقط إذا طلب صاحب العمل ذلك صراحة. وإن طلبه الإعلان، فسيساعدك دليل الإجابة عن سؤال الراتب المتوقع على الاستعداد.

هل تكون الرسالة نفسها خطاب التغطية؟

تختلف جهات الإرشاد المهني في هذه النقطة، لذلك يأتي الإعلان أولاً: إن حدّد طريقة إرسال خطاب التغطية، فاتبعها كما هي.

وإن لم يحدد، فأمامك خياران. تقول جامعة سانت أندروز إنك تستطيع أن تجعل الرسالة نفسها خطاب التغطية، أو أن ترفق خطاباً منفصلاً مع سيرتك. ويقترح موقع Prospects وضع نص الخطاب في متن الرسالة بدلاً من إرفاقه، لتجنّب اكتشافه من قِبل مرشحات الرسائل غير المرغوب فيها. وينصح آخرون بالعكس: يقول دليل خطاب التغطية في جامعة نيو ساوث ويلز (UNSW) في سيدني إنك لا تلصق الخطاب في متن الرسالة إلا إذا طُلب منك ذلك، ويوصي دليل جامعة زايد بإرساله مرفقاً مع سيرتك، وتقترح جامعة مانشستر إرفاقه مستنداً منفصلاً، مستندة إلى أبحاث تفيد بأن الناس أميل إلى قراءة المستند المرفق منهم إلى قراءة متن الرسالة.

والحل الوسط العملي: اجعل الرسالة تعريفاً قصيراً كالذي وصفناه، وأرفق الخطاب كاملاً. فتبقى الرسالة تعرّف بك حتى لو لم يُفتح المرفق، ويحتفظ الخطاب بتنسيقه. ويشرح دليل كتابة خطاب التغطية ما يتضمنه الخطاب نفسه.

أرفق ملفاتك بالطريقة الصحيحة

• أرسل ملفات PDF ما لم يُطلب غيرها. ينصح موقع Prospects بحفظ السيرة الذاتية وخطاب التغطية بصيغة PDF ما لم يطلب الإعلان صيغة أخرى مثل Word. وتوضح مبادرة العطاء الرقمي السبب: أن تضمن عدم تعديل الملف وسهولة استعراضه على مختلف أنواع الأجهزة.
• سمِّ كل ملف تسمية واضحة. ينصح مكتب الإرشاد في كلية الحقوق بجامعة هارفارد بأن يتضمن اسم الملف اسم عائلتك ونوع المستند، وباتباع أي قواعد تسمية يضعها صاحب العمل. فاسم مثل Sara_Ahmed_CV.pdf يخبر صاحب العمل بمحتوى الملف قبل أن يفتحه، بخلاف CV_final_v3.pdf.
• جرّب قبل الإرسال. تقترح جامعة سان فرانسيسكو أن ترسل نسخة إلى شخص تعرفه أولاً، لتتأكد أن الملف يُنزَّل بسهولة وأن تنسيقه سليم.

اختم ببياناتك

اختم بعبارة ختامية واسمك الكامل والبيانات التي يحتاجها من يريد التواصل معك. يوصي مختبر الكتابة الإلكتروني في جامعة بيردو بتوقيع يتضمن المعلومات اللازمة للرد عليك، بعد عبارة ختامية. وفي رسالة التقديم على وظيفة، اذكر رقم الهاتف الذي تجيب عليه. وإن أضفت رابط حسابك على لينكد إن، فتأكد أنه يروي القصة نفسها التي ترويها سيرتك، كما يشرح دليل بناء حساب لينكد إن يدعم سيرتك الذاتية.

راجع كل شيء قبل الإرسال

يذكّر مركز الخدمات المهنية في جامعة تافتس بأنك لا تستطيع استرجاع ما أرسلته، وبأن الرسالة قد تبدو جارحة بسهولة حين تغيب نبرة الصوت، فاقرأ رسالتك قبل إرسالها. وإليك مراجعة أخيرة:

• الأسماء. تطلب خدمة الإرشاد المهني الوطنية أن تتأكد من صحة اسم الشركة وبيانات مسؤول التوظيف، وأن تراجع الإملاء والقواعد مرة أخرى.
• عنوان الرسالة. يلتزم بتعليمات الإعلان إن وُجدت.
• المرفقات. موجودة، وتُفتح، وأسماؤها واضحة.
• رسالة واحدة لكل جهة. تحذّر مبادرة العطاء الرقمي من إرسال رسالة واحدة إلى عدة جهات مع وضع جميع العناوين في خانة «إلى» (To)، لأن ذلك يكشف العناوين ويجعل رسالتك تبدو عشوائية بلا أهمية.
• الموعد النهائي. ينصح دليل جامعة نيو ساوث ويلز بأن تحرص على إرسال طلبك قبل الموعد النهائي للتقديم.

تابع طلبك باختصار

إن لم يصلك رد، فالمتابعة القصيرة أمر معقول، لكن النصائح تختلف في توقيتها. يقترح موقع Prospects أن تراسل مسؤول التوظيف للتأكد من وصول طلبك إذا مضى أسبوعان دون رد، وأن تكون رسالة المتابعة قصيرة: لا تكون خطاب تغطية ثانياً ولا تكرر الأول. ويقترح مكتب كلية الحقوق بجامعة هارفارد المتابعة بالبريد الإلكتروني أو الهاتف بعد بضعة أسابيع من التقديم، ما لم يذكر صاحب العمل أنه لا يرغب في الاستفسارات الهاتفية أو البريدية، ويحذّر من الإلحاح المبالغ فيه.

مراسلة جهة عمل دون إعلان

يمكنك أيضاً مراسلة جهة لم تعلن عن وظيفة. ترى خدمة الإرشاد المهني الوطنية في دليلها للعثور على الوظائف الشاغرة أن التوجه إلى صاحب العمل مباشرة قد يكون فعالاً جداً، بالبريد الإلكتروني أو الهاتف أو بالزيارة. ويوصي دليل Prospects للطلبات المبادِرة بعنوان يوضح غرضك من الرسالة، وبالمتابعة باتصال هاتفي بعد أسبوع أو أسبوعين من إرسالها. ولأنه لا يوجد مسمى وظيفي أو رقم مرجعي تذكره، فاذكر نوع الوظيفة التي تبحث عنها في العنوان وفي أول جملة من الرسالة.

تنبيه بشأن الردود

انتبه بالقدر نفسه إلى الرسائل التي تصلك. تنصح البوابة الرسمية لحكومة الإمارات بالتحقق من هوية البريد الإلكتروني الذي تصلك منه عروض العمل، إذ يجب أن يعكس نطاقاً خاصاً باسم الشركة الموظِّفة. فإن ادّعى عرض أنه من شركة ما ووصلك من عنوان لا يحمل نطاقها، فتواصل مع الشركة مباشرة للتأكد قبل أن ترد أو ترسل أي مستندات.

مثالان

المرشحان افتراضيان، وكذلك بياناتهما. استبدل كل معلومة منها بمعلوماتك أنت.

بالعربية: أخصائي موارد بشرية يراسل مسؤولة معروفة الاسم

الموضوع: طلب التقدم لوظيفة أخصائي موارد بشرية (الرقم المرجعي HR-117) - خالد العمري

السيدة نورة السالم المحترمة،

تحية طيبة، وبعد،

أتقدم بطلبي لشغل وظيفة أخصائي موارد بشرية (الرقم المرجعي HR-117) المعلن عنها في موقعكم الإلكتروني.

أعمل منذ ثلاث سنوات منسقاً للتوظيف في شركة توزيع، وأتولى فيها نشر إعلانات الوظائف وفرز الطلبات وتنسيق المقابلات. ويطلب إعلانكم خبرة في تنظيم برامج تهيئة الموظفين الجدد، وقد نظمتُ برنامج التهيئة في شركتي خلال العامين الماضيين.

أرفقتُ سيرتي الذاتية وخطاب التغطية بصيغة PDF. شاكراً لكم وقتكم، وأرجو أن تتاح لي فرصة لمناقشة الوظيفة معكم.

مع خالص التحية والتقدير،

خالد العمري · 0000 000 50 966+ · khalid.alomari@example.com

بالإنجليزية: خريجة تتقدم لوظيفة معلن عنها

Subject: Application: Junior Accountant (Ref. FIN-204), Sara Ahmed

Dear Hiring Manager,

I am applying for the Junior Accountant position (Ref. FIN-204) advertised on your careers page.

I graduated in accounting this year and completed a three-month internship at an audit firm, where I reconciled client bank statements and prepared working papers for two year-end audits. Your advert mentions month-end closing and reconciliations, which is the work I want to build on.

My CV and cover letter are attached as PDF files. Thank you for considering my application; I would welcome the chance to discuss the role.

Kind regards,

Sara Ahmed · +971 50 000 0000 · sara.ahmed@example.com

لاحظ ما تشترك فيه الرسالتان: العنوان يذكر الوظيفة والرقم المرجعي واسم المرشح، وأول جملة تعيد ذكر الوظيفة، وفقرة واحدة قصيرة تربط خبرة المرشح بالإعلان، والفقرة الأخيرة تذكر المرفقات.

كيف تساعدك منصة تبهر؟

الرسالة تحمل سيرتك الذاتية، فابدأ منها. يعرض لك منشئ السيرة الذاتية في منصة تبهر الصفحة كما ستُطبع وأنت تعدّلها، ويُظهر فاحص ATS كيف قد يقرأ نظام تتبع المتقدمين سيرتك قبل أن ترسلها. ويمكنك تنزيل سيرتك بصيغة PDF أو Word في كل الخطط ودون علامة مائية، لترسل الصيغة التي يطلبها الإعلان، ويحمل الملف المنزَّل الاسم المكتوب في سيرتك، مثل Sara_Ahmed_CV.pdf.

وإن أرفقت خطاب تغطية، فإن منشئ خطاب التغطية يكتب لك مسودة أولى من الوظيفة وسيرتك في خطط البداية والاحترافية والنخبة (انظر الخطط)، ويقارن فحص التوافق المجاني بين الخطاب ووصف الوظيفة. اقرأ كل مسودة وصحّح أي معلومة غير صحيحة قبل الإرسال.

قراءات ذات صلة

• دليل كتابة خطاب التغطية
• سيرة ذاتية متوافقة مع ATS: كيف تقرأ الأنظمة سيرتك فعلًا
• كم صفحة يجب أن تكون السيرة الذاتية؟

المصادر